Image Job trifft Lebensqualität. In Münster. Münster wächst. Immer mehr Menschen wollen hier studieren, arbeiten, wohnen, leben. Mehr als 310.000 Menschen sind heute hier zu Hause. Ein Wachstum, das wir mitgestalten. Als einer der größten Arbeitgeberinnen vor Ort kommt der Stadt Münster eine Schlüsselrolle zu. Unser Ziel: Münsters hohe Lebensqualität zu erhalten und zu verbessern. Wir laden Sie ein, daran mitzuarbeiten!

Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams für das Amt für Kinder, Jugendliche und Familien zum 01.02.2023 in Vollzeit eine

Sekretariatskraft/Assistenz (m/w/d) der Amtsleitung

Ausschreibungsnummer 11-173/22

Wir im Amt für Kinder, Jugendliche und Familien sind Ansprechpartner/-innen für Kinder, Jugendliche, Familien, allein Lebende, ältere und behinderte Menschen. Wir bieten oder vermitteln Hilfen, Beratung und Informationen in den Bereichen Kinder- und Jugendhilfe, Soziales und Gesundheit. Dabei setzen wir unsere Energie und unser fachliches Wissen ein, um die Aufgaben und Ziele serviceorientiert für die Bürgerinnen und Bürger umzusetzen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte sind:

1. Die Unterstützung der Amtsleitung:

  • Koordination, Organisation und Vorbereitung von Terminen und Besprechungen
  • Empfang von Besucher/-innen
  • Erledigung und Vorbereitung der Korrespondenz inklusive eigenständiger Verfassung von Routine-Korrespondenz

2. Selbständig zu erledigende Sekretariatsaufgaben sowie Aufgaben der Büroorganisation:

  • Sichtung und Verteilung der eingehenden Amtspost
  • Verwaltung des zentralen Mail- und Behördenpostfachs des Amtes
  • Entgegennahme der Anrufe von Bürger/-innen für Erstinformationen und anschließende Weitervermittlung an die zuständige Sachbearbeitung
  • Bearbeitung von Wiedervorlagen und Ablagen
  • Entgegennahme und Verwaltung der Krank- und Gesundmeldungen

    Wir erwarten von Ihnen:

    • eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung im Bereich Sekretariat (z.B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Rechtsanwaltsfachangestellte/r)
      alternativ:
      eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung, verbunden mit nachgewiesener Sekretariatstätigkeit
    • fundierte Kenntnisse in den aktuellen Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, sich in DV-Programme einzuarbeiten
    • sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
    • Grundkenntnisse der englischen Sprache
    • Service- und Kundenorientierung sowie Flexibilität

    Ferner ist Ihr Arbeitsstil geprägt durch:

    • eine sorgfältige, kompetente und routinierte Aufgabenerledigung
    • ausgeprägte organisatorische und koordinierende Fähigkeiten
    • Spaß am Umgang mit Menschen
    • einen Sinn für Diskretion und Verschwiegenheit
    • die Fähigkeit, Teamfähigkeit und Eigenverantwortlichkeit gleichsam zu leben

    Wir bieten:

    • anspruchsvolle, vielfältige Tätigkeiten mit einem großen Themenspektrum
    • die Vorzüge des öffentlichen Dienstes
    • qualifizierte Personalentwicklung sowie attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
    • betriebliches Gesundheitsmanagement
    • flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle

    Die Eingruppierung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD).

    Die Stadt Münster fördert in vielfältiger Hinsicht aktiv die Gleichstellung der Mitarbeitenden. Wir begrüßen daher Bewerbungen ausdrücklich unabhängig von Behinderung, kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität.

    Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

    Die Stelle ist teilbar.

    Rückfragen zum Verfahren beantwortet Ihnen gerne Frau Ricarda Lauterbach vom Personal- und Organisationsamt (Tel. 02 51/4 92 - 11 07, E-Mail: Lauterbach(at)stadt-muenster.de). Bei fachlichen Fragen steht Ihnen gerne Frau Sabine Trockel (Tel. 02 51/4 92-5100, E-Mail: Trockel(at)stadt-muenster.de) zur Verfügung.

    Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 09.10.2022.

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