Image Job trifft Lebensqualität. In Münster. Münster wächst. Immer mehr Menschen wollen hier studieren, arbeiten, wohnen, leben. Mehr als 310.000 sind heute hier zu Hause. Ein Wachstum, das wir mitgestalten. Als einem der größten Arbeitgeber vor Ort kommt der Stadt Münster eine Schlüsselrolle zu. Unser Ziel: Münsters hohe Lebensqualität zu erhalten und zu verbessern. Wir laden Sie ein, daran mitzuarbeiten!

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir für Münster Marketing in Vollzeit unbefristet zum 01.02.2022 eine

Assistenz der Betriebsleitung bzw. Sachbearbeiter/-in (m/w/d)

Ausschreibungsnummer 11-185/21

Der städtische Eigenbetrieb Münster Marketing im Dezernat für Planung, Bau und Wirtschaft arbeitet mit unterschiedlichen Instrumenten und Methoden daran, die Identifikation der Bürgerinnen und Bürger mit ihrer Stadt und die Attraktivität der Stadt für Gäste jeder Art zu verstärken und weiter zu entwickeln.

Die Aufgaben des Eigenbetriebes untergliedern sich in drei Geschäftsbereiche (City- und Veranstaltungsmanagement, Betriebswirtschaft | Touristik, Kongressmarketing, Stadtinformation | Strategische Kommunikation und Partizipation) sowie die Stabsstelle Wissenschaftsbüro.

Kennzeichnend für alle Bereiche ist die Arbeit in Netzwerken. Die Assistenz der Betriebsleitung ist somit auch zentraler Anlaufpunkt für das gesamte Team des Eigenbetriebs einerseits und seiner externen Partnerinnen und Partner andererseits.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

  • eigenverantwortliche Organisation der Büroabläufe und Optimierung der Büroprozesse
  • Koordination der schriftlichen und telefonischen Kommunikation sowie Vorbearbeitung der Post- und E-Mail-Eingänge
  • Erstellung von Textdokumenten und Erledigung der Routine-Korrespondenz
  • Terminkoordinierung sowie Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Sitzungen, Presseterminen und Veranstaltungen einschließlich Gästeempfang und Bewirtung
  • Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen und Dokumenten
  • Betreuung und Bearbeitung von Vorlagen im Ratsinformationssystem Session (vorrangig in Stellvertretung)
  • internationaler fremdsprachiger Informationsaustausch (schriftlich, mündlich, fernmündlich in englischer Sprache)
  • Unterstützung der Betriebsleitung in allen organisatorischen, administrativen und projektspezifischen Aufgaben; dazu gehört auch die eigenständige Planung von Dienstreisen
  • Verwaltung von Krank-/Gesundmeldungen

Wir erwarten von Ihnen:

  • eine abgeschlossene Ausbildung für den allgemeinen Verwaltungsdienst der Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt, zur/ zum Verwaltungsfachangestellten oder den Verwaltungslehrgang I oder eine vergleichbare dreijährige Verwaltungsausbildung
  • alternativ eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische oder verwaltungs- bzw. bürotechnische Berufsausbildung mit nachgewiesener langjähriger Assistenz-/Sekretariatstätigkeit)
  • einen sicheren Umgang mit allen gängigen MS-Office-Produkten
  • Grundkenntnisse der englischen Sprache

Ihr Arbeitsstil ist geprägt durch:

  • sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
  • eine sorgfältige, kompetente und routinierte Aufgabenerledigung
  • gute organisatorische und koordinierende Fähigkeiten
  • sehr gute kommunikative Fähigkeiten sowie Eigenverantwortlichkeit

Ihre Persönlichkeit zeichnet sich aus durch:

  • ein freundliches und souveränes Auftreten gegenüber unterschiedlichen Personengruppen aus Verwaltung, Politik und Bürgerschaft
  • Einsatzbereitschaft sowie Team-, Konflikt- und Kritikfähigkeit
  • Freude bei der Wahrnehmung sich verändernder Aufgaben und Themenschwerpunkte
  • Belastbarkeit in Stresssituationen oder bei Arbeit unter Zeitdruck
  • Loyalität und Diskretion

    Wir bieten

    • anspruchsvolle, vielfältige Tätigkeiten mit einem großen Themenspektrum und breitem Gestaltungsspielraum,
    • die Vorzüge des öffentlichen Dienstes,
    • qualifizierte Personalentwicklung sowie attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
    • betriebliches Gesundheitsmanagement,
    • flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle.

    Die Eingruppierung erfolgt nach Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD). Beamtinnen und Beamte werden im Wege der Versetzung übernommen. Die Stelle ist nach Besoldungsgruppe A7 Landesbesoldungsgesetz NRW (LBesG NRW) bewertet.

    Die Stadt Münster fördert in vielfältiger Hinsicht aktiv die Gleichstellung der Mitarbeitenden. Wir begrüßen daher Bewerbungen ausdrücklich unabhängig von Behinderung, kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität.

    Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

    Rückfragen zum Verfahren beantwortet Ihnen gerne Frau Birgit König vom Personal- und Organisationsamt (Tel. 02 51/4 92 - 11 29, E-Mail: KoenigBirgit(at)stadt-muenster.de). Bei fachlichen Fragen steht Ihnen Frau Bernadette Spinnen von Münster Marketing (Tel. 02 51/4 92- 2701-, E-Mail: Spinnen(at)stadt-muenster.de) zur Verfügung.

    Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 28.11.2021.

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