Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Sie übernehmen klassische Tätigkeiten im Sekretariat, wie beispielsweise die eigenverantwortliche Organisation und Optimierung der Büroabläufe (einschließlich Wiedervorlage und Ablage) und die Koordination der Kommunikation (zum Beispiel die Vorbereitung der Post- und E-Maileingänge und die Entgegennahme von Telefonaten).
• Für Sitzungen, Pressetermine und Veranstaltungen koordinieren sie die Termine, bereiten diese vor und stellen den Empfang, die Betreuung und die Bewirtung der Gäste sicher.
• Sie erstellen Textdokumente und erledigen eigenständig die Routine-Korrespondenz.
• Im Rahmen der Rats- und Gremienarbeit bereiten Sie Sitzungsunterlagen vor und setzen in Abstimmung mit den Referent*innen Rechercheaufträge um.
• Sie bearbeiten Sitzungsvorlagen im Ratsinformationssystem Session und gewährleisten ein fristgerechtes Vorlagenmanagement.

Ihr Profil

• Sie bringen eine abgeschlossene Ausbildung für den allgemeinen Verwaltungsdienst der Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt, zur*zum Verwaltungsfachangestellten, den Verwaltungslehrgang I oder eine andere verwaltungsnahe Berufsausbildung (Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellte*r, Fachangestellte*r für Arbeitsmarktdienstleistungen, Sozialversicherungsfachangestellte*r, Justizfachangestellte*r) mit.
• Alternativ besitzen Sie eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische oder bürotechnische Berufsausbildung.
• Darüber hinaus haben Sie bereits eine mindestens einjährige Berufserfahrung im Rahmen von Assistenz-/Sekretariatstätigkeiten erworben.

Ihre Kompetenzen

• Ihr Arbeitsstil ist geprägt von guten koordinierenden Fähigkeiten sowie einer sorgfältigen, eigenverantwortlichen Arbeitsweise.
• Sie besitzen ausgeprägte Kommunikationskompetenzen, welche sich insbesondere durch sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift ausdrücken.
• Ihre Persönlichkeit zeichnet sich durch freundliches, souveränes Auftreten gegenüber unterschiedlichen Personengruppen aus Verwaltung, Politik und Bürgerschaft sowie ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion aus.
• In Situationen unter Zeitdruck bleiben Sie flexibel, belastbar und organisiert.
• Sie haben Freude and der Wahrnehmung sich verändernder Aufgaben und Themenschwerpunkte.

Unser Angebot

• Transparente Bezahlung: Tarifbeschäftigte erhalten ein Gehalt nach Entgeltgruppe E 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD), das bedeutet in Vollzeit je nach Berufserfahrung zwischen 3.697,29 € und 4.230,97 € brutto, hinzu kommt eine Jahressonderzahlung i. H. v. 85 % sowie eine leistungsorientierte Bezahlung (LoB). Beamt*innen werden im Wege der Versetzung übernommen. Für sie ist die Stelle nach Besoldungsgruppe A 8 LBesO A NRW bewertet.
• Corporate Benefits: Wir bieten unseren Mitarbeiter*innen Zugang zu exklusiven Rabatten und Sonderkonditionen auf eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen – von Freizeitaktivitäten bis hin zu Alltagsangeboten.
• Mobilität: Wir unterstützen unsere Mitarbeiter*innen mit nachhaltigen Mobilitätsangeboten, wie beispielsweise einem vergünstigten „JobTicket“ für den ÖPNV oder der Möglichkeit eines Fahrradleasings.