Ihre Aufgabenschwerpunkte:

• Sie führen selbstständig und fristgerecht die Kommunikation mit Dozierenden, Kund*innen und externen Partner*innen durch, in Folge derer Sie unter anderem für die Abwicklung von Verträgen, die Erstellung von Bescheinigungen und Zertifikaten sowie die Auswertung von Befragungen sorgen.
• Mit Hilfe der Kursverwaltungssoftware "ITEM Manager" gewährleisten Sie eine einwandfeie Datenpflege und -verwaltung im Hinblick auf alle notwendigen Angaben zu den Veranstaltungen.
• Sie betreuen und organisieren Prüfungs- sowie Zertifikatsabwicklungen (z. B. Cambridge ESOL, telc-Prüfungen, Goethe Zertifikate).
• Im Rahmen der Veranstaltungsorganisation arrangieren Sie neben den Präsenzveranstaltungen auch virtuelle Kursräume in Zoom und vhs.cloud.
• Sie überwachen Materialanforderungen sowie die entsprechenden Mittelbindungen, bereiten Eingangsrechnungen sowie Honoraranforderungen vor und übermitteln diese an die zuständige Rechnungsstelle.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung mit kaufmännischem oder bürotechnischem Schwerpunkt (z. B. als Kaufmann*frau für Büromanagement oder Bürokommunikation, Bürokaufmann*frau oder Rechtsanwaltsfachangestellte*r).
• Von Vorteil ist zudem bereits erworbene Berufserfahrung im Rahmen von Sekretariatstätigkeiten.

Sie können sich bereits jetzt bewerben, wenn Sie die o. g. Voraussetzungen bis zum Stichtag 31.12.2024 erfüllen werden.

Ihre Kompetenzen:

• Aufgrund Ihrer Kommunikationsstärke in deutscher und englischer Sprache sorgen Sie sowohl mündlich als auch schriftlich für ein professionelles Auftreten.
• Ihre ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung unterstützen Sie durch eine hohe Belastbarkeit sowie Freude an der Arbeit mit Menschen in einem dynamischen Umfeld.
• Mittels Ihrer guten Auffassungsgabe und Ihres proaktiven Engagements können Sie sich schnell in die bestehenden Geschäftsprozesse einarbeiten.
• Ihre gewissenhafte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise bestärkt eine kooperative Zusammenrbeit im Team.
• Sie verfügen über gute Anwenderkenntnisse in allen gängigen Microsoft Office-Produkten (insbesondere Word und Excel) sowie Kenntnisse in Veranstaltungsbranchen- sowie ERP-Softwares (z. B. ITEM Manger, SAP R3 Modul FI) bzw. die Bereitschaft, sich in derartige Programme einzuarbeiten.

Unser Angebot:

• Gehalt: Wir bieten Ihnen eine transparente tarifliche Bezahlung nach der Entgeltgruppe 5 TVöD, das bedeutet je nach Berufserfahrung für die Vollzeitstelle 3.117,67 € - 3.570,28 € brutto, hinzu kommt eine Jahressonderzahlung i. H. v. 84,51 % sowie eine leistungsorientiere Bezahlung (LoB).
• Onboarding: Sie erhalten eine individuelle Einarbeitung, um Ihren Start bei uns bestmöglich zu gestalten.
• Weiterbildung: Für Ihre Entwicklung unterstützen wir Sie mit zahlreichen fachlichen sowie persönlichen Fort- und Weiterbildungsangeboten.
• Mobilität und Nachhaltigkeit: Wir unterstützen unsere Mitarbeiter*innen mit nachhaltigen Mobilitätsangeboten, wie beispielsweise mit einem vergünstigten und bezuschussten Jobticket für den ÖPNV (auch als Deutschlandticket) oder Fahrradleasing in Zusammenarbeit mit JobRad.