Ihre Aufgaben:

• Sie übernehmen klassische Sekretariatsaufgaben, wie beispielsweise die Koordination der internen und externen Kommunikation in Wort und Schrift sowie die allgemeine Büroorganisation einschließlich des Dokumentenmanagements, der Materialbeschaffung, Pflege und Systemumstellung der Adressdatenbank sowie Koordination von Terminen, inkl. der Vor- und Nachbereitung sowie ggf. Protokollierung.
• Als IT-Koordinator*in des Amtes sind Sie erste Ansprechperson für Kolleg*innen in allen informationstechnischen Angelegenheiten und bilden damit gleichzeitig die Schnittstelle zu unserem internen IT-Dienstleister, der citeq.
• Als Teamassistenz unterstützen Sie neben der Amtsleitung auch die Kolleg*innen des Kulturamtes in der täglichen Arbeit und der Projektabwicklung, unter anderem durch Mitwirkung in der Rechnungsstelle (einfache Zuschussverwaltung und Verwendungsnachweisprüfung) und bei Förder- und Ausschreibungsverfahren (Ateliervergabe im Speicher 2, Preis CityARTists).
• Sie sind Mitglied des Redaktionsteams im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und wirken mit an der Pflege der Website (TYPO3).
• Darüber hinaus betreuen und bearbeiten Sie Vorlagen im Ratsinformationssystem "Session".

Ihre Qualifikation:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen oder bürotechnischen Bereich.
• Neben Ihrem Interesse an Kultur und Ihrer Freude an einem dynamischen Arbeitsfeld bringen Sie eine mindestens einjährige Berufserfahrung im Bereich des Sekretariats bzw. der Assistenz mit.

Sie können sich bereits jetzt bewerben, wenn Sie die o. g. Voraussetzungen bis zum Stichtag 31.08.2026 erfüllen werden.

Ihr Profil:

• Ihr Arbeitsstil zeichnet sich durch eine große Selbstständigkeit und hohe organisatorische und koordinierende Kompetenzen aus.
• Durch Ihr stets freundliches und verbindliches Auftreten und Ihre Kommunikationsstärke vertreten Sie das Amt nach innen und außen souverän.
• In Ihrer Person verbinden Sie eine große Einsatzbereitschaft im Team mit Ihrem hohen Maß an Loyalität und Diskretion.
• Sie verfügen über Sicherheit im Umgang mit den gängigen Office-Programmen, eine hohe IT-Affinität sowie die Bereitschaft sich in spezifische Datenverarbeitungsprogramme und die Aufgaben einer IT-Koordination einzuarbeiten.

Unser Angebot:

• Transparente Bezahlung: Die Stelle ist für Tarifbeschäftigte nach Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA) bewertet. Das bedeutet je nach Berufserfahrung 3.000,35 € - 3.430,57 € brutto (34 Wochenstunden); hinzu kommt eine Jahressonderzahlung i. H. v. 84,51 % sowie eine leistungsorientiere Bezahlung (LoB).
• Mobilität: Ob ÖPNV oder Fahrrad - wir unterstützen die klimafreundliche Mobilität unserer Mitarbeitenden durch Angebote wie das "JobTicket" oder die Möglichkeit des Fahrradleasings.
• Verkehrsgünstiger Standort in der Innenstadt: Sie arbeiten im Herzen von Münster, in unmittelbarer Nachbarschaft zum Prinzipalmarkt und der historischen Altstadt. Dank bahnhofsnaher Lage erreichen Sie in wenigen Gehminuten Busse und Bahnen.