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Wir suchen für das Amt für Immobilienmanagement zum 01.01.2024, zunächst befristet bis zum 31.12.2025 in Vollzeit eine*n
Sekretär*in der Amtsleitung (m/w/d)
Ausschreibungsnummer 11-145/23
Das Amt für Immobilienmanagement ist Dienstleister für alle städtischen bebauten und unbebauten Grundstücke. Wir kümmern uns um die Beschaffung von Immobilien, das heißt wir bauen, mieten oder kaufen Gebäude und Grundstücke. Darüber hinaus stellen wir die städtischen Immobilien für verschiedenste Nutzungen zur Verfügung. Wir bewirtschaften diese und führen Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen durch, um die Immobilien dauerhaft zu erhalten und zu verbessern.
Im Sekretariat unterstützen Sie sowohl die Amtsleitung als auch die über 200 Mitarbeitenden bei der täglichen Arbeit.
Ihre Aufgabenschwerpunkte sind:
- Erledigung und Organisation von Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (Telefonische Erreichbarkeit, Terminkoordination per MS-Outlook, Besprechungsanfragen, Postbearbeitung)
- Erledigung bzw. Vorbereitung der Korrespondenz, inklusive der eigenständigen Verfassung einfacher Routine-Korrespondenz für die Amtsleitung
- Jahresterminplanung für die Amtsleitung; Koordination der Termine und Kontakte
- Empfang der Besucher*innen
- Büroorganisation inklusive der Bearbeitung der Wiedervorlage und Ablage
- Unterstützung bei der Vorlagenerstellung, -bearbeitung in Session
- Organisation, Verwaltung und Pflege von Datenbanken, Erledigung der Krankmeldungen, Fertigen der Registerabfragen, Registrierung und Überwachung der Ratsanträge
- Vorbereitung von Räumlichkeiten bei Veranstaltungen, Organisation der Bewirtung
- Unterstützung der Mitarbeitenden bei allen Fragen der täglichen Organisation
Wir erwarten von Ihnen:
- Eine abgeschlossene Ausbildung für den allgemeinen Verwaltungsdienst der Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt, zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder den Verwaltungslehrgang I oder eine vergleichbare dreijährige Verwaltungsausbildung,
- Alternativ: eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische oder verwaltungstechnische Berufsausbildung (z.B. als Kaufmann*frau für Büromanagement bzw. Bürokommunikation oder Rechtsanwaltsfachangestellte*r)
- Alternativ: eine vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung aus dem Berufsfeld Büro und Sekretariat
- Vorzugsweise Berufserfahrung aus Tätigkeiten in einem Vorzimmer, Schulsekretariat oder als Assistenz der Geschäftsführung
Ihr Arbeitsstil ist geprägt durch:
- Eine sorgfältige, kompetente und routinierte Aufgabenerledigung
- Hervorragende organisatorische und koordinierende Fähigkeiten
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten
- Teamfähigkeit und Eigenverantwortlichkeit
Ihre Persönlichkeit ist gekennzeichnet durch:
- Freundliches und verbindliches Auftreten
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Loyalität und Diskretion
Die Stelle ist für Tarifbeschäftigte nach Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA) bewertet.
Münster setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Vielfalt ein. Wir verfolgen das Ziel, ein wertschätzendes, geschlechtersensibles und familienfreundliches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Rassismus und Diskriminierung keinen Platz haben. Wir begrüßen daher Bewerbungen von Menschen unabhängig von ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, ihrem Alter, ihrer Religion und Weltanschauung oder ihrer sexuellen Orientierung und geschlechtlichen Identität.
Die Stadt Münster fördert Frauen und stellt sie in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung entsprechend den Zielen des LGG NRW bevorzugt ein.
Wir wünschen uns ausdrücklich Bewerbungen schwerbehinderter Menschen.
Die Besetzung der Stelle kann auch in Teilzeit erfolgen.
Rückfragen zum Verfahren beantwortet Ihnen gerne Nina Bäcker vom Personal- und Organisationsamt (Tel. 02 51/4 92 - 10 85, E-Mail: Baecker(at)stadt-muenster.de). Bei fachlichen Fragen steht Ihnen Ralf Krietemeyer (Tel. 02 51/4 92 - 2300, E-Mail: Krietemeyer(at)stadt-muenster.de) zur Verfügung.
Wenn Sie Interesse haben, bewerben Sie sich mit einem aussagekräftigen Motivationsschreiben und Lebenslauf bis zum 01.10.2023. Zusätzlich ist es erforderlich Ihr Motivationsschreiben auf dem Dienstweg an das Personal- und Organisationsamt zu geben. Zur Fristwahrung ist die Bewerbung im Bewerbungsmanager ausreichend. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!