Das Dezernat III umfasst neben den technischen Ämtern der Stadtplanung, Vermessung und Kataster, Bauordnung sowie Mobilität und Tiefbau auch Münster Marketing. Zudem sind ihm organisatorisch die Stabsstellen Planungs- und Baukoordination, Konversionsmanagement/KonvOY GmbH und Smart City Münster zugeordnet. Insgesamt nehmen derzeit ca. 1.000 Mitarbeitende die vielfältigen Aufgaben des Dezernates wahr.

Die Tätigkeiten umfassen die klassischen Aufgaben eines Sekretariates:

• Unterstützung des Beigeordneten in der täglichen Arbeit in einem vielseitigen Arbeitsbereich
• Eigenverantwortliche Organisation der Büroabläufe und Optimierung der Büroprozesse
  
• Koordination der Kommunikation, Vorbearbeitung der Post- und E-Mail-Eingänge
  
• Erstellung von Textdokumenten; Erledigung der Routine-Korrespondenz
  
• Terminkoordinierung sowie Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Sitzungen, Presseterminen und Veranstaltungen einschließlich Gästeempfang und Bewirtung
  
• Vorbereitung von Sitzungsunterlagen für den Beigeordneten
  

Darüber hinaus gehören folgende besondere Tätigkeiten zur Stelle:

• Zuarbeit für den Beigeordneten und Bearbeitung von Rechercheaufträgen in Abstimmung mit der Referentin oder dem Referenten
  
• Betreuung und Bearbeitung von Vorlagen im Ratsinformationssystem Session
  
• Controlling Bearbeitungsstand Ratsanträge und Anregungen nach § 24 Gemeindeordnung NRW
  

Wir erwarten von Ihnen:

• Eine mindestens einjährige Berufserfahrung in Tätigkeiten als Sekretär/-in bzw. Assistenz, welche anhand von Arbeitszeugnissen nachzuweisen ist.
• Eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung mit überwiegend kaufmännischem oder verwaltungs- bzw. bürotechnischem Schwerpunkt ist wünschenswert. 
  

Ihr Arbeitsstil ist geprägt von:

• Hoher Kommunikationskompetenz, die sich insbesondere durch sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift auszeichnet.
  
• Souveräner und kompetenter Aufgabenerledigung, welche sich durch Sorgfalt und Eigenständigkeit hervorhebt.
  
• Guten organisatorischen und koordinierenden Fähigkeiten
  

Ihre Persönlichkeit zeichnet sich darüber hinaus aus durch:

• Ein freundliches und souveränes Auftreten gegenüber unterschiedlichen Personengruppen aus Verwaltung und Politik sowie im Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern
• Einsatzbereitschaft, ergänzt um Team-, Konflikt- und Kritikfähigkeit
• Freude bei der Wahrnehmung sich verändernder Aufgaben und Themenschwerpunkte
• Belastbarkeit in Stresssituationen bzw. bei Arbeit unter Zeitdruck
• Ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion